Єдиний реєстр довіреностей – це електронна база даних, що містить інформацію про довіреності (у тому числі їх дублікати), а також відомості про припинення їх дії.
Функціонування Єдиного реєстру довіреностей, порядок внесення записів та отримання інформації з реєстру врегульовано Положенням про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 28.12.2006 року №111/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 28.12.2006 року за №1378/13252, надалі за текстом – Положення.
Інформація з Єдиного реєстру довіреностей видається у вигляді скорочених та повних витягів.
Повні витяги видаються будь-яким реєстратором на письмовий запит нотаріусів та осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія. Суди, органи прокуратури, органи дізнання і слідства, Міністерство юстиції України, головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласні, містах Києві та Севастополі, районні, міські (міст обласного значення), міськрайонні управління юстиції отримують повні витяги з реєстру шляхом звернення з письмовим запитом до Державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України (п. 3.3. Положення).
Повний витяг включає в себе наступні відомості (п. 3.1.2. та п. 2.6. Положення):
1. Відомості про довірителя та його представників:
для фізичних осіб: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності); ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (для представників – за наявності) або причина його відсутності;
для юридичних осіб: найменування; ідентифікаційний код в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України або причина його відсутності.
2. Тип, номер державної реєстрації, серійний номер та опис транспортного засобу – для довіреностей щодо транспортного засобу.
3. Опис нерухомого майна, достатній для його ідентифікації, – для довіреностей щодо нерухомого майна.
4. Номери та серії спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст довіреності (її дубліката), – для довіреностей (їх дублікатів), посвідчених у нотаріальному порядку.
5. Дата посвідчення довіреності.
6. Строк (термін) дії довіреності.
7. Відомості про безвідкличність довіреності.
8. Номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено довіреність (видано її дублікат).
9. Відомості про особу, яка посвідчила довіреність.
10. Відомості про передоручення.
11. Відомості про видачу дубліката довіреності.
12. Відомості про припинення дії довіреності (назва, номер та дата видачі документа, що є підставою для припинення дії довіреності (далі – документ-підстава); найменування юридичної або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, яка видала документ-підставу; відомості про нотаріуса або іншу посадову, службову особу, яка отримала документ-підставу.
13. Додаткові відомості (за необхідності).
14. Відомості про Реєстратора.
Скорочені витяги видаються будь-яким реєстратором (тобто будь-яким нотаріусом) на письмовий запит будь-яких фізичних та юридичних осіб, складений за формою, наведеною у додатку 3 до цього Положення (п. 3.2. Положення).
Згідно п. 3.1.1. Положення скорочені витяги містять інформацію про:
реєстраційний номер і дату реєстрації довіреності (її дубліката) в Єдиному реєстрі довіреностей;
номери та серії спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст довіреності (її дубліката) – для довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку;
дату посвідчення довіреності (дата видачі її дубліката);
строк дії довіреності;
номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено довіреність (видано дублікат довіреності);
відомості про особу, яка посвідчила довіреність (видала дублікат довіреності);
відомості про посвідчення довіреності в порядку передоручення або відомості про припинення дії довіреності.
Скорочені витяги, які надаються на запит Державної автомобільної інспекції Міністерства внутрішніх справ України, містять також відомості про:
довірителя та його представників (для фізичних осіб: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності); ідентифікаційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів (для представників – за наявності) або причина його відсутності);
тип, номер державної реєстрації, серійний номер та опис транспортного засобу – для довіреностей щодо транспортного засобу.
Для отримання витягу з Єдиного реєстру довіреностей нотаріусу подаються наступні документи:
- заява за формою (додаток 3 до Положення);
- для фізичної особи: паспортний документ (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); довідка (картка) про присвоєння ідентифікаційного номеру Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів; якщо особа через свої релігійні або інші переконання відмовилась від прийняття ідентифікаційного номера –паспорт з відміткою про наявність у особи права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера;
- для юридичної особи: установчі документи юридичної особи (тобто установчий акт, статут, засновницький договір, положення), свідоцтво про державну реєстрацію, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довідка про присвоєння юридичній особі ідентифікаційного коду (ЄДРПОУ); паспортний документ представника юридичної особи (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); якщо від імені юридичної особи діє представник за довіреністю – довіреність; якщо від імені юридичної особи діє службова особа (наприклад, керівник) – документ, який передбачає повноваження особи та посвідчує його службове становище (зокрема, це може бути наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи).
